工程師的深度工作實踐指南（讓我不再累死的工作方法）

作為一名熱衷於生產力的工程師，我花了很多時間研究如何提升工作效率。

我曾經以為生產力的關鍵在於時間管理和各種生產力工具：應用 GTD 待辦清單、更嚴格的時間表、更長的工作時數、各種生產力策略。但經過多年的實踐，我自己體驗這些方法未必真的有效（當然，是對我來說），不僅未必有效，往往在嘗試應用這些方法但心理上面對感覺「不夠有生產力」和無止盡的待辦事項，還間接造成更大的焦慮和壓力。讓我的體驗到工作效率能夠產生質變的，是學會了如何管理「能量」和「動機」。例如：當焦點從「我今天要做多少事」轉移到「我現在的狀態適合做什麼事」，工作就變得更有彈性和可持續性。

本文總結我在漫長探索中發現最有效提升工作效率的幾個關鍵原則。我相信適合自己的生產力系統並非一體適用，而是需要評估自己的人格特質、工作型態和個性後，透過反覆試驗建立。

以下是我自己體驗覺得舒服、能穩定輸出、保持持續生產力且避免倦怠的幾個做法，供讀者參考。這些方法不見得完全適用每個人，但希望能提供一些啟發。

做好能量管理而不是時間管理

許多人對科技業工作的印象，認為不像藍領工作需要大量勞動力。刻板印象中，這類工作比較輕鬆，尤其現在有生成式 AI 能夠代勞，似乎每天躺著上班就能完成工作。

然而，這種印象忽略了一個重要事實：知識型工作雖然不需要體力勞動，但需要大量的精神能量和專注力。程式設計、系統設計、問題排查 — 這些任務都需要高度的認知負荷。當精神能量耗盡時，即使有再多的工具和技術，生產力也會大幅下降。

這些精神能量往往比體力勞動更容易耗盡心智能量，造成壓力和反覆思慮（rumination）。這種反覆思慮可能會在工作時間後持續滯留在腦中，常常感到思考疲乏只想當個沙發馬鈴薯。有時候滑滑手機、睡個覺，以為得到充分休息，卻無法真正擺脫壓力。

最典型的特徵就是夜裡躺在床上，腦海中有時突然蹦出工作的事情而不自覺陷入無法自拔，導致無法真正放鬆休息。或者明明很累，卻因為焦慮而難以入睡。睡不好，長期下來不免造成各種身心疾病。

知識工作者真正的生產力核心

在嘗試這麼多種方法後，我發現對於知識型工作者最好的時間管理和生產力策略最根本的核心，涉及兩個關鍵要素：

• 睡好：良好跟充足的睡眠大於一切生產力原則
• 管理好身心狀態：保持活力和健康輕量運動、放鬆壓力和健康飲食

有多少時候你是身心真的處在「充滿幹勁」？想想在充滿幹勁的我，什麼挑戰都像是新鮮有趣的事情，可以一次打十個，容易進入心流狀態；而「疲倦和煩躁」的我，連最簡單的 bug 都覺得像是無法跨越的高牆。這種狀態下硬逼自己工作，不僅效率低落，還會消耗更多的心理能量。就像電腦中過熱的 CPU 會降低運算速度和吞吐量，進而影響整個系統的穩定性和效能。

傳統的時間管理假設我們每天的精力都一樣，但事實並非如此。現實是我們的狀態會隨著睡眠品質、身體疲勞度和心理壓力而波動。有些時候我們充滿活力、思緒清晰，有些時候則疲憊不堪、難以集中注意力。

優先管理好自己的身心狀態，才能持續產出高品質的工作成果。這不是偷懶或逃避，而是一種更聰明的工作方式。當我們的精神狀態良好時，一小時的專注工作往往能達到疲憊時三小時的效果。

如何睡好

不管我做多少運動、做多少休閒活動，睡眠品質直接影響隔天的工作表現，並且起到關鍵的作用。充足的睡眠能夠提升專注力、創造力和問題解決能力，這些都是工程工作中不可或缺的能力。雖然閱讀許多文獻和書籍提到睡眠的重要性，但往往有更多有趣的事物能夠分散對這件事情的關注。讓我真正感受劇烈改善的，是將睡眠視為最高優先的事情，很多人以為睡好只是在晚上躺上床，但其實準備睡眠可以從一天的早上就開始：

• 早上起床後曬太陽 10-15 分鐘 (能出門走走更好)，有助於促進身心賀爾蒙 (例如血清素) 幫助調節生理時鐘 (How to Feel Energized & Sleep Better With One Morning Activity | Dr. Andrew Huberman)
• 避免午後攝取咖啡因（下午 2-3 點後）
• 睡前 60-90 分鐘遠離螢幕和藍光，讓大腦逐漸放鬆
• 睡覺時躺在床上透過呼吸和冥想，專注於放鬆每一寸肌肉，讓心智逐漸沉靜下來

建立穩定的作息節奏、控制咖啡因攝取時間、營造良好的睡眠環境。這些看似簡單的調整，卻能顯著提升睡眠品質，進而改變整天的工作狀態。

美好的早晨始於前一晚的準備。例如在 Monkey’s Night Routine That Makes Every Morning Easy (The Secret to Better Sleep) 影片中介紹了一個六步驟的夜間例行公事框架，幫助建立更好的睡眠品質和更輕鬆的早晨。這個框架的核心概念是建立穩定的睡前儀式，讓身心能夠預期並準備進入睡眠狀態。透過這些步驟，不僅能改善睡眠品質，更能讓隔天早晨變得更加輕鬆和有活力。

善用晝夜節律和能量峰值

晨型人習慣善用早上時段以獲取最大的清晰度吃掉青蛙 (Eat that frog)，夜貓子則可能在深夜時刻達到最佳狀態完成各種不可能的任務。重要的是了解自己的生理節奏，並據此安排工作內容。

例如：在精力充沛的早晨處理需要深度思考的系統設計任務，在下午能量較低時處理文件整理或會議，這樣的安排讓每一刻都能發揮最大價值。

當我發現自己真的很疲倦時，我會順從身體的訊號，允許自己休息。與其在低能量時刻硬撐，不如學會識別自己的狀態，並據此調整工作內容。在感到疲倦時，優先處理較輕鬆的任務，如回覆郵件或整理文件、清理桌面；在精力充沛時，則專注於需要深度思考的程式設計工作。

排程和優先

在了解自己的能量峰值和睡眠模式後，下一步是建立有效的任務排程系統。總結自己閱讀和嘗試的經驗後，我發現最實用的方法是結合幾個經典的優先順序原則。

如果一天只做一件事，哪件事是最重要的？ (Daily Highlight - 出自 Make Time ¹)

• 如果任務不急迫：投入 20% 的時間產生最大的 80% 的效果 (80/20 法則)
• 任務具有時間急迫性：Eisenhower matrix (緊急和重要)
• 做一件事，即使失敗了，仍夠推進並且使得其他事情更容易 (The One thing ²)

一天只設定做一件事，最多不超過三件，讓自己保持專注，將資源和時間聚焦在單一任務上 (One thing)，避免因任務過多而分散精力。這種「少即是多」的策略，能確保我們將最好的能量投入真正重要的事情上，而不是在多個任務間疲於奔命。

Timeboxing & Timeblocking

不論是時間盒（Time boxing）或時間區塊（Time blocking），具體概念相同，只要能夠優先的透過行事曆軟體在前一天規劃時間區塊，就能最大化專注度和生產效率。

• 參考：Time Blocking - Your Complete Guide to More Focused Work

透過預先規劃和分配時間區塊，我們能夠為大腦創造一個可預測的工作節奏和預期工作時間上限，減少決策疲勞和拖延。

我認為最好的 Time blocking 策略是在對於前面的能量峰值和排程問題有一定程度的了解後，才能發揮最大的效益。善用行事曆提前規劃時間區塊，將高專注力的工作安排在能量峰值時段，並為不同類型的任務預留適當的時間緩衝。這種方法不僅能確保重要任務得到充足的專注時間，更能避免過度樂觀地估計任務所需時間，導致日程過度擁擠而產生壓力。

Daily theme

Daily theme 是一種將整週劃分為不同主題日的時間管理策略，讓每一天都有特定的焦點領域。例如星期一專注於系統設計與架構、星期二處理技術債務、星期三進行團隊協作與會議等。這種方法的優勢在於減少每天需要處理的任務類型，讓大腦能夠更深入地沉浸在特定領域中，同時也讓團隊成員更容易預測你在不同日子的可用性和專注領域。

我目前認為最有效的 Daily theme 策略是將會議盡可能集中在一週的某一天，並在週一和週五優先安排主要工作任務的時間區塊。這樣能讓大腦習慣在特定日子進行深度工作，獲得完整的思考時間來處理需要深度專注的技術任務。同時，在週中特定日子集中處理會議和事務性工作（Task batching）。這種安排有幾個好處：可以連續安排多個會議討論、俯瞰總體會議的必要性、在會議前有目的地設定議程並在時限內完成討論。這讓彼此會議更有效率，也讓心思專注在「開會」這件事情上，特別有成就感。

即使偶爾會有臨時的高層會議或團隊需求，堅持每週在特定日子保有完整的思考區塊仍是最重要的核心原則。若有會議需求，盡可能請對方在公開行事曆上預約可安排會議的日子。

管理好身心狀態

知識型工作高度耗腦，長時間盯著螢幕會快速消耗精神能量，但我們往往低估這種消耗對身心的影響。就像肌力訓練需要適度的間歇休息，讓肌肉得以恢復和成長，作為知識型工作者，我們也常常忽略大腦同樣需要定期休息和營養來維持最佳效能。透過短暫的休息和轉換活動，能有效避免精神疲勞累積。

優化心得

我發現每天進行 15-30 分鐘的轉換空間，中午做點輕鬆的有氧，甚至如果環境許可進行小睡，都能在下午顯著提升專注力和創造力。這不僅是身體的休息，睡眠本身就是大腦整理資訊、鞏固記憶和恢復認知功能的關鍵過程。

知識型工作者除了長時間投入在專業上的研究，也需要刻意安排時間進行身體活動和社交互動。這些看似與工作無關的活動，實際上是維持長期高效能的關鍵。定期的運動不僅能改善身體健康，更能促進大腦分泌多巴胺和內啡肽，提升心情和認知功能。

乾淨飲食

飲食對於身心狀態的影響常被低估。攝取過多加工食品、糖分和咖啡因會導致血糖波動，進而影響專注力和情緒穩定。注重均衡飲食，多攝取原型食物、蔬果和優質蛋白質，減少精緻糖和過度加工的食品。

如果發現精緻食物影響自己工作的狀態，我會盡可能刻意將其排到晚上的時段，讓白天保持清醒和專注。另外，保持充足的水分攝取也很重要，脫水會導致疲勞和注意力下降。

遊戲化把大任務拆解成小勝利

面對複雜的專案時，心理上的挑戰往往比實際執行上的困難更大。但當我們將龐大的目標分解成一系列可完成的小步驟時，不僅能降低心理壓力，每完成一個小步驟所獲得的成就感，還能激勵我們繼續前進。這種方法特別適合處理那些看似遙不可及的大型專案。

將任務拆解成極小的步驟：小到讓你無法拒絕開始。例如「完成整個專案」聽起來很艱鉅，但「先列出可能的執行步驟」就容易得多。列出步驟後再進一步切割，一旦開始，動能就會帶著你繼續前進。

環境管理：減少干擾，專注當下

現代應用程式充斥著即時通知、訊息和海量資訊，不斷分散我們的注意力，更驚人的是，這些我們自以為代表現代化的快消費模式，正在破壞大腦專注的能力 ³、製造更多焦慮和不安 ⁴。可以透過練習每週減少一個數位干擾源，例如關閉非必要的通知、取消追蹤負面內容、限制新聞瀏覽時間等，來幫助我們重拾大腦專注的能力。

減少情境切換

情境切換 (Context Switch) 是知識型工作者效率的最大殺手之一。每次在不同任務之間切換時，大腦需要額外的時間來重新進入狀態，這種「切換成本」可能讓我們損失高達 40% 的生產力 (Quality Software Management: Systems Thinking)。對於需要深度專注的程式設計工作來說，頻繁的情境切換更是嚴重影響程式碼品質和問題解決能力。

因此，嘗試刻意減少工作中的情境切換，具體做法包括：

• 批次處理相似任務：將回覆郵件等溝通類任務集中在固定時段處理，而不是隨時回應。這樣能保持深度工作時段的完整性。
• 關閉即時通訊通知：在需要專注的時段，關閉即時通訊工具的通知，設定固定時間查看和回覆訊息。讓同事知道你的「專注時段」，建立合理的回應時間期待。
• 專注於單一任務：在處理複雜的問題時，關閉所有與當前任務無關的視窗和分頁。在專注時段內只專注於一個任務，即使在等待程式編譯、跑測試，也不要輕易轉而處理其他工作。利用這些短暫的等待時間進行深呼吸、倒杯咖啡或思考當前問題，而非直接切換到其他任務，避免注意力殘留的影響。
• 會議時間集中管理：在前面提到我會盡可能將會議安排在一天中的特定時段，避免會議把工作時間切割得支離破碎。如果必要在其他時間開會，我會盡可能善用能量峰值將會議安排在下午較低能量的時段，保留上午高效時段進行深度工作。

透過減少情境切換，我發現不僅工作效率提升，工作時間更短，壓力和疲勞感自然也會明顯降低。當大腦能夠持續專注在同一類型的任務上時，不僅工作品質提高，完成任務所需的時間也大幅縮短。

隨手做每日筆記

養成每日記錄的習慣能幫助我們更好地追蹤工作進度、捕捉靈感和反思成長。每天花 5-10 分鐘記錄當天進行的重要事項、速記和需要改進、繼續完成的地方，這個簡單的習慣能顯著提升自我覺察和工作效率。

• 記錄每日亮點 (What I worked on) ⁵：寫下當天完成的重要任務或值得慶祝的小勝利，這能幫助建立正向心態和成就感。
• 規劃明天的優先事項 (Next)：我習慣在每天結束前列出明天的關鍵任務，讓大腦提前準備，隔天能更快進入工作狀態。

1-1 會議技巧

進行一對一會議是建立良好工作關係和促進個人成長的重要方式。透過有效的 1-1 會議管理，不僅能及時校正當前的狀態和需求，也能請求適當的支持和指導。

以下是我學習到一些覺得很實用的技巧：

• 將優先順序作為溝通重點：清楚地溝通當前的工作負荷和優先順序非常重要。這不僅能幫助主管了解你的工作狀況，也能及時獲得必要的支持和資源調配。(Slow productivity)
• 1-1 會議應避免僅用於狀態更新：大部分訊息可在會議前透過文字記錄分享，將會議時間專注在討論挑戰、獲得反饋和探索成長機會上。
• 列出當前進行中的專案：簡要說明每個專案的狀態、預計完成時間和可能的風險。讓主管掌握全貌，而不是等到問題發生才提出。
• 提出需要的支持：如果某些任務遇到阻礙或需要額外資源，在 1-1 中主動提出。這可能包括技術支援、時間調整或跨團隊協作需求。

我在一對一會議中經常使用以下模板結構，這個模板能幫助我有效地組織討論內容，確保會議時間得到充分利用：

• Update since last 1-1
  • 分享進度和成就：簡要分享進展和完成的里程碑，幫助主管和其他同事了解當前進度或遇到的挑戰。
  • 不設主題閒聊：分享一些近期生活中有趣的事情或個人狀態，建立更人性化的連結。這些輕鬆的對話能幫助建立信任關係，讓後續的工作討論更加順暢。
• What’s in My Plate
  • 列出當前進行中的專案：簡要說明每個專案的狀態、預計完成時間和可能的風險。讓主管掌握全貌，而不是等到問題發生才提出。
  • 標示優先順序：明確指出哪些任務是高優先級、哪些可以延後，這有助於在資源有限時做出明智的決策。
• Things to discuss
  • 提出需要的支持：如果某些任務遇到阻礙或需要額外資源，在 1-1 中主動提出。這可能包括技術支援、時間調整或跨團隊協作需求。
  • 討論職涯發展：1-1 不應該只談工作，也是討論個人成長目標、學習需求和職涯規劃的好時機。定期與主管討論這些話題，能確保你的發展方向與組織目標一致。

透過結構化的 1-1 會議和每日筆記習慣，能更有效地管理工作、促進成長，並與團隊建立更好的溝通和信任關係。

結語

以上分享的工作習慣和技巧，都是我逐步學習和實踐的成果。也許不盡完美，但每個人的工作方式和環境都不同，不需要完全照搬這些建議，而是找到最適合自己的方法。持續實驗、調整和優化自己的工作流程，才能在工程師的成長路上保持高效和平衡。

參考資源